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I- CE QUE C’EST ET CE QU’APPORTE L’E-GOUVERNEMENT
L’e-gouvernement est un nouveau paradigme pour la refondation de « l’Administration publique du 21ème siècle », universellement reconnu à cause de ses retombées positives. Il vise l’utilisation intensive des technologies de l’information et de la communication dans le fonctionnement de l’Administration publique, dans le but de renforcer les capacités humaines et institutionnelles et d’améliorer la gouvernance administrative et politique. On parle aussi de gouvernance électronique au sein de l’Administration publique.
Ce paradigme amène les unités qui composent l’Administration publique au niveau central, déconcentré et décentralisé à s’interconnecter en réseau, à intégrer les procédures de travail et les services offerts, à les dématérialiser et à les mettre en ligne.
L’Administration publique peut ainsi mieux assurer les fonctions qui lui sont dévolues en appliquant avec rigueur les textes et procédures, notamment grâce aux possibilités et aux contraintes des outils utilisés et aux possibilités offertes pour interconnecter les informations. Grâce aux facilités offertes, elle peut mieux gérer les ressources publiques, mettre en œuvre des politiques de développement plus pertinentes, mieux assurer la gestion de la sécurité des biens et des personnes, offrir des services plus diversifiés et de meilleure qualité, mieux garantir la transparence du jeu démocratique et réduire malgré tout le coût de son fonctionnement.
Quant à l’usager, il peut ainsi percevoir l’Administration publique comme une entité unique, moins complexe, parce qu’il n’a plus besoin de connaître son organisation interne, ni ses acteurs pour accéder aux services publics. Il peut accéder à ces services là où il se trouve et au moment où il le souhaite, sans avoir à fournir les informations qu’une autre unité administrative détient déjà sur lui. Ceci a comme avantage de réduire au strict minimum le coût et le temps qu’il consacre pour l’accès aux services publics.
Cette façon de travailler, de rendre l’information disponible et de livrer les services publics est aujourd’hui la plus transparente, la plus efficace et la plus économiqueaussi bien pour l’Administration publique que pour l’usager.
En outre, en rendant les procédures moins opaques et en éliminant les possibilités de contournement de ces procédures, elle permet de faire en sorte que les gouvernants et les décideurs à tous les niveaux deviennent plus responsables, ce qui réduit la corruption, la fraude et la gabegie.
L’Administration publique peut ainsi être perçue comme étant plus compétente, plus transparente et plus efficace, ce qui permet d’accroître la satisfaction des usagers des services publics et d’améliorer le climat des affaires.
II- DOMAINES D’APPLICATION POTENTIELS EN GUINEE
Ces dernières années, la Guinée a connu plusieurs crises politiques, sociales et économiques liées à des problèmes récurrents, complexes et profonds de gouvernance. Ces problèmes ont comme conséquence la dégradation des conditions de vie et la paupérisation des populations, malgré l’abondance des ressources naturelles dont regorge le pays. Parmi ces problèmes, la mauvaise gestion administrative et financière et l’inefficacité des interventions de l’Etat figurent en très bonne place.
Cette situation qui est devenue un véritable obstacle au développement peut être corrigée en refondant l’Etat à traverstrois grands axes:
- le renforcement des bases juridiques qui gouvernent la vie de la nation, en se conformant aux normes et meilleures pratiques internationales ;
- la consolidation des institutions républicaines, afin d’améliorer leur fonctionnement, de les amener à jouer pleinement leur rôle et de les rendre crédibles et stables ;
- l’adoption de l’e-gouvernement, afin de doter l’Administration publique d’outils de travail modernes pouvant favoriser la transparence (y compris la traçabilité) et l’efficacité.
Pour ce faire, le développement de la gouvernance électronique au sein de l’Administration publique guinéenne doit concerner plusieurs domaines d’application, à savoir :
- la gestion des ressources humaines, financières et matérielles de l’Etat : Outils d’aide à l’élaboration du budget de l’Etat – Gestion intégrée et transparente des dépenses de l’Etat (gestion administrative et salariale du personnel, gestion des procédures de dépenses de fonctionnement, d’investissement et de transferts courants, gestion des marchés publics) – Gestion intégrée et transparente des recettes de l’Etat (opérations douanières, émissions et recouvrements des impôts, recettes diverses) – Gestion de la dette publique – Gestion des dépôts de fonds – Centralisation des opérations comptables de l’Etat – Gestion du patrimoine et du matériel de l’Etat – Gestion administrative et financières des établissements publics – Gestion administrative et financière des projets et programmes de développement ;
- la gestion de la sécurité et des fichiers électoraux : Gestion du fichier national d’identification des citoyens guinéens par des moyens biométriques – Gestion des pièces d’identification (cartes d'identité, passeports, visas) – Gestion des autorisations d’achat et de port d’armes – Gestion intégrée des activités de l’administration judiciaire (Police, Gendarmerie, Tribunaux de Grandes Instances, Tribunaux Administratifs, Tribunaux du Travail, Cour Suprême) – Gestion des fichiers électoraux ;
- la gestion des documents administratifs (cartes grises, permis de conduire, titres fonciers, etc.), et des autorisations techniques (création d’entreprise, autorisation pour exercer une activité professionnelle, autorisation de construire, etc.) ;
- la gestion des examens et concours, des bourses et des œuvres universitaires et la gestion académique et financière des établissements de formation secondaire, supérieure et professionnelle du secteur public ;
- la gestion intégrée et centralisée des dossiers électroniques des patients, des assurés et des assistés sociaux, la gestion administrative et financière des formations sanitaires, des pharmacies et des laboratoires du secteur public et la gestion des prestations sociales ;
- la gestion administrative et financière des collectivités locales (état civil, comptabilité administrative, gestion et paie du personnel, gestion des parcelles, gestion des infrastructures marchandes, etc.), la gestion administrative et financière des représentations diplomatiques guinéennes à l’étranger (état civil, comptabilité administrative) et la gestion des guinéens de l’extérieur ;
- la gestion administrative, financière et commerciale des établissements publics chargés de fournir une offre de services aux citoyens et / ou aux entreprises (eau, électricité, Poste, Port autonome de Conakry, etc.) et la facilitation des transactions commerciales ;
- la gestion de la production et de la diffusion des statistiques nationales pour l’aide à la décision et à la planification du développement économique et social : Définition d’un référentiel commun pour la localisation dans l’espace et dans le temps pouvant servir pour l’unification des données nationales d’aide à la décision – Création et gestion de banques de données statistiques sectorielles d’aide à la décision (éducation, santé, développement rural, tourisme, etc.) – Création et gestion d’un entrepôt national de données socio-économiques, culturelles et environnemental pour l’aide à la décision et à la planification, relié aux banques de données statistiques sectorielles ;
- la gestion de la production, de la diffusion, du classement et de l’archivage des documents administratifs : Mise en ligne de contenus d’information et de documents d’intérêt public (portails horizontaux, portails thématiques, sites web institutionnels) – Mise en place de procédures de travail collaboratif intra et inter administrations informatisées pour la production, le classement et le partage de documents administratifs – Numérisation, classement et archivage des documents et archives publics.
III- ETAT DES LIEUX DE LA GOUVERNANCE ELECTRONIQUE AU SEIN DE L’ADMINISTRATION GUINEENNE
Dans la plupart des départements ministériels, pour le moment il n’existe ni de service informatique structuré et doté en ressources humaines qualifiées en qualité suffisante, ni de fil conducteur défini par une vision et une approche cohérente pouvant conduire à l’introduction, à l’appropriation et à l’utilisation efficace de l’outil informatique. La plupart des départements ministériels s’informatisent comme ils peuvent. De ce fait, de façon générale :
- les ordinateurs portables et de bureau sont achetés, sans aucune analyse approfondie des besoins, dans des structures frauduleuses qui n’offrent pas de service après-vente ;
- la maintenance de ces ordinateurs n’est pas organisée et structurée, ce qui amène à les mettre à la poubelle dès la première panne réparable ou non ;
- les logiciels et antivirus utilisés sont sans licence, ce qui fragilise leur utilisation et la sécurité des données concernées ;
- les quelques applications métier existantes comme celles relatives au circuit de la dépense publique et à la gestion administrative et salariale du personnel de l’Etat sont vétustes et exploitées sur des équipements obsolète, à la limite des possibilités de maintenance ;
- les réseaux locaux sont presque inexistants ;
- l’utilisation de l’Internet est très peu développée aussi bien pour ce qui concerne la communication intra, inter et extra administrations à l’aide la messagerie électronique que la diffusion et partage de contenus à travers des sites web institutionnels.
Dans la perspective d’apporter une amélioration notable à cette situation, le Gouvernement a initié en 2004 le Programme « Système d’Informatisation de l’Administration Guinéenne », en abrégé SIAG, rattaché à la Primature. L’ambition de ce Programme est de doter l’Administration publique d’infrastructures et de solutions informatiques pouvant conduire à une modernisation progressive de l’Etat.
Les effets attendus sont notamment :
- le renforcement des capacités humaines et institutionnelles ;
- l’instauration de la rigueur, de la transparence, de l’efficacité et de l’efficience dans le fonctionnement des services publics ;
- l’amélioration de la qualité des services offerts aux usagers ;
- et la relance du processus de développement économique et social du pays.
Pour la concrétisation de cette ambition, les objectifs assignés à ce Programme sont :
- la formulation et la mise en œuvre d’une politique globale et intégrée d’informatisation de l’administration publique ;
- la mise en cohérence des choix technologiques des services de l’Administration publique, afin de faciliter l’harmonisation et la simplification des procédures de travail, les échanges et le partage de données, le contrôle et le recoupement des informations, ainsi que la mise en œuvre d’outils et d’applications métiers pour le travail collaboratif inter et intra administrations ;
- l’interconnexion des départements clés en réseau, avec comme première cible les principaux sites administratifs (au nombre de 76) identifiés à Conakry, les 33 préfectures à l’intérieur du pays et les ambassades guinéennes à l’extérieur ;
- l’informatisation de la partie opérationnelle de l’Etat notamment à travers la mise en place d’un système intégré de gestion administrative et financière et la dématérialisation des démarches et des archives et documents administratifs ;
- la mise en œuvre d’un système intégré pour l’aide à la décision et à la formulation des politiques publiques.
Au regard de cette volonté politique affichée par le Gouvernement, plusieurs de ses partenaires au développement (USAID, PNUD, UE, CHINE, GOUVERNEMENT ESPAGNOL, notamment) lui ont apporté divers appuis visant :
- la mise en œuvre d’un processus participatif pour l’élaboration d’une stratégie nationale consensuelle et cohérente pour la promotion des technologies de l’information et de la communication (TIC) au plan national et de la gouvernance électronique au sein de l’Administration publique ;
- la mise en place d’un cadre juridique et institutionnel favorable à l’édification d’une société de l’information inclusive, au service du développement économique et social ;
- l’interconnexion, à Conakry, des départements clés en réseau au moyen d’une dorsale en fibre optique et d’une boucle locale radio ;
- l’accès de l’Administration à Internet par l’installation de VSATs ;
- la mise en place d’un serveur de messagerie gouvernemental ;
- la dématérialisation des documents administratifs à travers la création et la mise en ligne de portails institutionnels et d’une banque de données juridiques des textes adoptés par le Gouvernement de 1958 à nos jours ;
- l’acquisition d’équipements performants pour l’identification des personnes physiques par des moyens biométriques ;
- la mise en œuvre d’un système intégré de gestion administrative et financière et dans ce cadre, l’élaboration d’un schéma directeur informatique pour le Ministère de l’Economie et des Finances ;
- le renforcement des capacités des cadres nationaux par la formation des utilisateurs.
Toutefois, l’impact de ces initiatives est pour le moment fortement contrarié par l’absence de vision et de fil conducteur et par le fait que ces initiatives ont été menées ou sont en cours dans des cadres qui s’ignorent mutuellement ou qui opèrent en concurrence, sans aucune volonté de transparence, de partage, de mise en cohérence et de recherche de synergie.
Cette situation est contreproductive et ne participe pas à l’atteinte des objectifs poursuivis, mais contribue plutôt à aggraver la mauvaise gouvernance des ressources du pays. En effet, parmi ses conséquences, on peut relever :
- le fait que, dans leur majorité, les initiatives engagées n’ont pas pu ou ont du mal à se poursuivre jusqu’à leur terme, principalement en raison des difficultés de collaboration des parties prenantes, ce qui se traduit par des résultats très en deçà des prévisions et des besoins de l’Administration publique ;
- le mécontentement des partenaires au développement qui apportent leur appui pour la réalisation de ces initiatives ;
- l’introduction anarchique des technologies de l’information et de la communication dans l’Administration publique, sans aucune vision d’ensemble reposant sur des objectifs pertinents, clairement définis, ce qui conduit à un mauvais emploi et à un gaspillage des ressources publiques ;
- la faible mutualisation de certaines infrastructures comme les VSATs utilisés pour l’accès à Internet, ainsi que la mise en place d’infrastructures redondantes dans certains départements ministériels alors que d’autres sont encore dans le besoin ;
- la faible priorité accordée aux projets les plus structurants et porteurs de changements qualitatifs ;
- la non-prise en charge par le budget national des frais de location de la bande passante de l’Administration publique pour l’accès à Internet, obligeant à recourir à l’aide ponctuelle accordée par les partenaires au développement ;
- le risque élevé qui pèse sur la sécurité des données critiques de l’Administration publique du fait de l’inexistence d’un Datacenter ;
- la très faible mobilisation autour des projets structurants en cours, initiés notamment avec l’appui des partenaires ;
- la multiplication des vendeurs d’illusion autour des décideurs.
IV- AXES STRATEGIQUES D’INTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT DE LA GOUVERNANCE ELECTRONIQUE AU SEIN DE L’ADMINISTRATION PUBLIQUE
La Guinée pourrait sortir rapidement et durablement des problèmes récurrents de gouvernance qui empêchent tout développement économique et social, si elle se donnait tous les moyens pour refonder son Administration publique, en dehors des schémas classiques, en s’appuyant sur la gouvernance électronique, qui offre des perspectives nouvelles aussi bien pour l’Administration publique que pour l’usager.
Pour ce faire, les efforts doivent se focaliser sur quatre grands axes :
- l’axe des applications ;
- l’axe de l’interconnexion en réseau des acteurs ;
- l’axe du cadre institutionnel ;
- l’axe de la sensibilisation et de la formation.
4.1 Axe des applications
Le développement de la gouvernance électronique au sein de l’Administration publique doit conduire à une informatisation progressive de toutes les procédures de gestion administrative et de gestion financière de l’Etat.
L’ambition à travers cette généralisation de l’informatisation de l’Administration publique doit être :
- faire en sorte que l’Administration publique devienne plus compétente et plus efficace dans la prise en charge des fonctions qui lui sont dévolues, grâce aux possibilités et aux contraintes des outils informatiques utilisés et aux possibilités que ces outils offrent pour interconnecter les données ;
- faire en sorte que la gestion de la chose publique repose sur des procédures informatisées incontournables, moins opaques et que les gouvernants et décideurs à tous les niveaux deviennent de ce fait plus responsables ;
- faire en sorte que l’Administration publique soit perçue par les usagers comme une entité unique, moins complexe, plus accessible, plus transparente et moins bureaucratique, grâce à des services publics en ligne diversifiés et de meilleure qualité ;
- assainir et améliorer ainsi le climat des affaires ;
- accroître le pouvoir de contrôle des usagers et leur participation aux prises de décisions pouvant avoir un impact sur le bien-être de la société en général et de l’individu en particulier, grâce à la diffusion d’informations pertinentes et de qualité et à des consultations publiques en ligne pouvant promouvoir cette participation citoyenne ;
- garantir grâce aux TIC la transparence et l’efficacité des processus électoraux ;
- réduire en plus le coût de fonctionnement de l’Administration publique.
Pour tous les domaines d’application, le recours aux technologies de l’information et de la communication doitoffrirl’opportunité demettre à nu les insuffisances de l’organisation actuelle de l’Administration publique, de réformer, de réorganiser, de simplifier et de moderniser les processus et les procédures de travail.
L’utilisation de l’outil informatique doit aider à passer d’une organisation en silo où les acteurs communiquent très peu à une organisation en réseau où le partage des informations, leur interconnexion et l’intégration des procédures et des services doivent constituer les principes de base. La finalité doit être de placer l’usager et ses attentes et besoins au centre des préoccupations de l’Administration publique et de garantir la transparence et l’efficacité.
4.2 Axe de l’interconnexion en réseau des acteurs
Cet axe doit permettre de :
- créer un cadre de confiance, afin de rendre le travail en réseau sécurisant et sécurisé pour les individus, pour les entreprises et pour l’Administration publique elle-même, grâce à des dispositions juridiques contraignantes, à des mesures techniques appropriées et au développement d’une véritable culture de la cybersécurité au sein de l’Administration publique ;
- mettre en place un cadre national d’interopérabilité pouvant permettre de garantir l’accessibilité aux informations, les échanges de documents électroniques et les interactions transactionnellesà l’intérieur de l’Administration publique tout comme dans le cadre des relations qu’elle entretient avec les usagers ;
- mettre en place des outils communs de productivité pouvant rendre efficace le travail en réseau ;
- mettre en réseau les unités administratives à l’échelle nationale ;
- mettre en place les dispositifs requis pour l’interconnexion avec les usagers ;
- nouer des partenariats stratégiques avec les industriels du secteur pouvant aider l’Administration publique à parvenir à une appropriation rapide des technologies dont elle aura besoin.
4.3 Axe du cadre institutionnel
Cet axe doit permettre à l’Administration publique :
- de mettre en place les organes de pilotage et de mise en œuvre de la stratégie ;
- d’opérationnaliser ces organes en les dotant d’une organisation appropriée, de procédures de travail adaptées et des ressources nécessaires pour fonctionner avec le maximum d’efficacité ;
- d’assurer le suivi du bon fonctionnement de ces organes.
4.4 Axe de la sensibilisation et de la formation
A travers cet axe, l’Administration publique devra définir et mettre en œuvre un vaste programme de sensibilisation et de formation de tous les acteurs concernés.
Ce vaste programme doit toucher aussi bien les acteurs de l’Administration publique que les usagers.
Il doit aussi permettre le renforcement des capacités des établissements universitaires publics de formation en informatique et en droit de la société de l’information, afin de les amener à mettre sur le marché du travail des ingénieurs et des juristes de haut niveau, compétents, à même de participer efficacement au développement de la gouvernance électronique au sein de l’Administration publique. Ce renforcement de capacités peut se traduire notamment par :
- la mise en place de programmes de formation pertinents ;
- la consolidation du contenu de programmes existants ;
- la mise à disposition de moyens pédagogiques adaptés et performants ;
- la mise à disposition d’enseignants compétents ;
- la mise en place de conventions interuniversitaires, afin de permettre aux étudiants et aux enseignants de bénéficier respectivement de missions d’enseignement et de missions de recherche.
V- PRINCIPAUX FACTEURS CLES DE REUSSITE
Refonder, à travers la promotion de la gouvernance électronique, une Administration publique, devenue par la force des choses un obstacle au développement, en une Administration publique, compétente, transparente et efficace, qui constitue le principal moteur de la mise en œuvre de la politique nationale de développement, est en soi un très grand défi.
Ce défi ne peut être relevé que grâce à un leadership politique pouvant engager résolument l’Administration publique dans un mouvement d’ensemble, volontariste, irréversible et bien coordonné, car en elles-mêmes, les technologies de l’information et de la communication ne sont pas la panacée. Ce ne sont que des outils pouvant servir de puissant levier, lorsqu’ils sont bien utilisés.
Pour qu’il soit à la dimension des attentes, ce leadership politique qui constitue le premier facteur clé de réussite de la refondation, doit être porté par le Gouvernement lui-même, qui doit le faire savoir de la façon la plus claire possible.
Pour ce faire, ildoit placer la modernisation de l’Administration publique parmi ses priorités, parce qu’il a besoin d’une Administration publique compétente et efficace pour la mise en œuvre de sa politique de développement économique et sociale, et non parce qu’il considère la gouvernance électronique comme un simple objectif de développement en plus à promouvoir. Il doit à cet effet :
- définir des objectifs, des indicateurs et des cibles connus de tous ;
- allouer les ressources nécessaires pour l’atteinte de ces cibles ;
- responsabiliser un organe d’exécution bénéficiant de son soutien total pour la mise en œuvre de son plan d’action ;
- procéder périodiquement à l’évaluation de l’état de mise en œuvre de ce plan d’action.
Pour qu’il puisse survivre aux changements de Gouvernements, ce leadership politique doit être une obligation pour tout Gouvernement.
Les autres principaux facteurs clés de réussite sont :
- la définition d’un cadre conceptuel cohérent et consensuel, pouvant garantir l’efficacité des actions à entreprendre ;
- la mise en œuvre d’un programme soutenu de formation du personnel ;
- une planification rigoureuse qui tient compte des différentes contraintes ;
- la mise en place de schémas de partenariats efficaces avec le secteur privé incluant la délégation de services publics,les contrats de partenariatset les BOT (Build, Operate and Transfert),et reposant sur des bases saines;
- la mise en œuvre, à tous les niveaux, d’un processus de suivi / évaluation rigoureux.
VI- PROJETS PILOTES PRIORITAIRES
Le développement de la gouvernance électronique au sein de l’Administration publique est un très vaste chantier qui ne peut s’inscrire que dans la durée. Pour garantir un impact positif significatif immédiat pouvant contribuer à réhabiliter l’autorité de l’Etat à court terme, les besoins ci-après doivent être traités prioritairement :
- la mise en place d’un système national d’identification des personnes physiques par des moyens biométriques. Ce système doit avoir pour finalité de faciliter la sécurisation des grands fichiers nationaux, l’interconnexion des informations et la lutte contre la fraude et la falsification des documents administratifs. Ce systèmedoit offrir à cet effet un discriminant fiable pouvant servir pour le contrôle d’identité et pour détecter et éviter les doublons, l’usurpation d’identité et les individus fictifs, dans le cadre de différentes applications (gestion de l’état civil, des pièces d’identification, des fichiers électoraux, des permis de conduire, des cartes grises, du fichier des contribuables, etc.) ;
- la mise en place d’un système intégré pour la gestion administrative et salariale du personnel de l’Etat ; ce système doit viser une meilleure maîtrise des effectifs et de la masse salariale grâce d’une part à l’utilisation d’un discriminant biométrique pouvant permettre d’assainir le fichier du personnel de l’Etat et d’autre part à l’informatisation des procédures d’élaboration des actes administratifs et de prise en compte de leurs incidences financières, afin de garantir une saine gestion de la carrière des agents ;
- la mise en place d’un système intégré pour la gestion des ressources financières de l’Etat ;
- la mise en place d’un système intégré pour la gestion du patrimoine et du matériel de l’Etat ;
- la numérisation, la classification et l’archivage des documents administratifs, afin de faciliter leur partage et leur plus grande diffusion.
VII- RECOMMANDATIONS
La promotion d’une utilisation rationnelle, coordonnée et bien conçue d’outils de travail modernes est une dimension essentielle qui peut renforcer les capacités humaines et institutionnelles, modifier positivement le comportement des individus et aider la Guinée à surmonter en un temps très court ses principales lacunes en matière de gouvernance.
De ce fait, il est recommandé:
- d’adopter l’e-gouvernement comme une option fondamentale de l'Etat à prendre en compte dans toutes les reformes et actions à entreprendre, en vue de passer d’un Etat fragile à un Etat moderne et stable ;
- d’adopter à cet effetla politique et stratégie nationales de développement des technologies de l’information et de la communication et la stratégie pour le développement de la gouvernance électronique au sein de l’Administration publique ;
- de créer un cadre institutionnel approprié pour la mise en œuvre de ces stratégies nationales en mettant en place les organes de pilotage et de mise en œuvre et en assurant leur bon fonctionnement ;
- de définir et mettre en œuvre un programme de sensibilisation et formationdes tous les acteurs ;
- de mettre en œuvre sans attendre les projets pilotes prioritaires ci-dessus identifiés.
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